Microsoft Outlook , klien untuk layanan email Outlook atau Live, menyimpan email dan lampiran secara offline. Saat Anda menerima dan mengirim email, ukuran database terus meningkat. Meskipun memastikan bahwa Anda dapat mengakses email saat tidak terhubung ke internet, itu juga berarti ukuran kotak surat terus membesar. Dalam posting ini, kami akan membagikan bagaimana Anda dapat memadatkan dan mengurangi ukuran kotak surat di Microsoft Outlook.
Padatkan & kurangi ukuran kotak surat di Microsoft Outlook
Kerugian memiliki kotak surat yang lebih besar adalah memperlambat pengalaman. Perlu waktu lebih lama untuk membuka dan mencari apa pun. Di atasnya, penyedia email seperti Office 365, membatasi ukuran maksimum kotak surat. Artinya, kecuali Anda mengurangi ukuran kotak surat di Microsoft Outlook, Anda tidak dapat mengirim atau menerima email apa pun.
Di mana semua data kotak surat Outlook disimpan
Jika Anda menggunakan fitur POP atau IMAP, semua file, email, folder, kontak, dll. Disimpan di File Data Outlook (.pst). Jika Anda menggunakan akun Office 365, Exchange, atau Outlook.com, data kotak surat tersedia di File Data Outlook Offline (.ost). Meskipun menghapus email dan lampiran mungkin membantu, jika Anda menyimpan semua informasi dalam file PST, itu tidak menyusut dengan sendirinya.
Catatan: Kami telah membahas dua cara lagi untuk menghapus file dari Outlook. Jika Anda menggunakannya, lalu secara manual mengurangi ukuran file kotak surat, itu akan membantu lebih jauh.
Ringkas dan kurangi File Data Outlook (.pst)
Keuntungan dengan file PST adalah ketika Anda menghapus email, secara otomatis memadatkan database di latar belakang. Proses pemadatan terjadi saat Anda tidak menggunakan Outlook. Anda juga dapat memilih untuk memadatkannya dengan mengikuti langkah-langkah seperti di bawah ini secara manual:
- Buka Outlook, dan hapus item yang tidak Anda perlukan. Saat Anda menghapus, file tersebut masuk ke dalam folder "Item yang Dihapus". Klik kanan dan kosongkan.
- Klik File> Pengaturan Akun > Pengaturan Akun .
- Beralih ke tab File Data . Pilih file data yang ingin Anda ringkas. Kemudian klik Pengaturan .
- Klik tab Tingkat Lanjut> Pengaturan File Data Outlook.
- Dalam dialog Pengaturan File Data Outlook, klik Padatkan Sekarang dan kemudian klik OK .
Bergantung pada ukuran file PST, mungkin perlu beberapa menit untuk memadatkan.
Padatkan dan kurangi File Data Outlook offline (.ost)
Banyak akun email menggunakan File Data Outlook offline untuk menyimpan data. OST atau File Data Outlook offline mirip dengan File Data PST atau Outlook dengan satu pengecualian. Anda tidak dapat mengimpor dari atau mengekspor ke File Data Outlook (.ost) offline.
- Klik File > Pengaturan Akun, Pengaturan Akun .
- Pada tab File Data , klik file data yang ingin Anda Padatkan, lalu klik Pengaturan .
- Klik tab Tingkat Lanjut > Pengaturan File Data Outlook .
- Dalam dialog Pengaturan File Data Outlook, klik Padatkan Sekarang dan kemudian klik OK .
Gunakan Alat Pembersih Surat
Outlook menawarkan alat pembersihan email bawaan, atau Anda dapat menggunakan alat Pembersihan Lampiran Outlook untuk mencari pesan lama dan besar yang dapat Anda hapus atau pindahkan ke file PST. Itu juga dapat menghapus salinan email yang konflik dengan server email. Terkadang kami menghapus file dari server, tetapi file tersebut masih tersedia di klien yang menempati ruang.
Jalankan alat Pembersihan Kotak Surat
- Klik File> Alat> Pembersihan Kotak Surat.
- Pilih Lihat Ukuran Kotak Surat, Temukan item yang lebih lama dari, Temukan item yang lebih besar dari, Lihat Ukuran Item yang Dihapus, folder Item yang Dihapus Kosong, Lihat Ukuran Konflik, atau Kosongkan Konflik untuk melakukan tugas yang Anda inginkan.
Gunakan Alat Percakapan Pembersihan
Outlook untuk Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office untuk bisnis Outlook 2013 dan lainnya memiliki alat untuk membersihkan percakapan. Percakapan atau utas Email adalah hal yang sama. "Alat percakapan" itu cerdas. Ini akan mengevaluasi konten setiap pesan, dan jika bagian dari email tersedia di salah satu pesan pratinjau, itu akan menghapusnya.
Anda memiliki tiga opsi lebih banyak opsi untuk memadatkan dan mengurangi ukuran kotak surat di Microsoft Outlook
- Pemeriksaan pembersihan pada percakapan yang dipilih.
- Pembersihan folder meninjau folder yang dipilih.
- Bersihkan Folder & Subfolder juga memeriksa subfolder.
Ini adalah tip terbaik untuk membantu Anda memadatkan dan mengurangi ukuran kotak surat di Microsoft Outlook. Namun selalu pastikan bahwa Anda tidak secara tidak sengaja menghapus file yang penting.
Baca selanjutnya : Cara mengoptimalkan dan mempercepat Microsoft Outlook.